Digital, aber richtig!

Ein neues Tool ist schnell gefunden. Ein Account ist noch schneller angelegt. Und für ungefähr zwei Wochen fühlt es sich dann manchmal so an, als hätte man gerade die Vereinsorganisation revolutioniert.

Bis die ersten Fragen kommen: „Wo lade ich das jetzt hoch?“ oder „Wer pflegt eigentlich die Aufgaben?“ Und plötzlich existieren nicht weniger, sondern mehr Ablagen, Chatgruppen und To-do-Listen als vorher. Was eigentlich zu einer Entlastung führen sollte, bewirkt das genaue Gegenteil. Und am Ende verlieren alle…

Struktur vor Tool

Ich weiß nicht, wie oft mir diese Situation in der Zusammenarbeit mit Vereinen in den letzten Jahren begegnet ist. Egal ob in Workshop, Coachings, Kick-Offs oder Netzwerkveranstaltungen, es ist ein Problem, von dem immer wieder berichtet wird.

Und versteht mich nicht falsch. Als Organisationentwicklerin kann ich kann den Impuls für Ordnung sorgen zu wollen und Entwicklung voranzutreiben mehr als nachvollziehen! Wenn irgendwoe Chaos herrscht, fühlt sich ein neues Tool erstmal sah nach Lösung an. Das Problem ist nur: Ein Tool organisiert keinen Verein. Menschen und Strukturen tun es!

Deswegen ist einer der wichtigsten Grundsätze, wenn es Struktur-Arbeit im Verein geht: Erst verstehen, wie ihr arbeiten wollt – und dann überlegen, welche Technik euch dabei unterstützt. Nicht andersherum!

Bevor ihr nach Tools sucht: Wo hakt es eigentlich?

„Wir brauchen ein Projektmanagement-Tool“ ist noch keine Problembeschreibung.

Vielleicht ist das eigentliche Problem nämlich:

• Aufgaben haben keine klaren Verantwortlichkeiten.

• Absprachen verschwinden in verschiedenen WhatsApp-Gruppen.

• Niemand weiß, wo die aktuelle Version einer Datei liegt.

• Wissen steckt hauptsächlich in den Köpfen einzelner Personen.

• Neue Engagierte brauchen Wochen, um zu verstehen, wie alles funktioniert.

Erst wenn ihr wisst, welches Problem ihr lösen möchtet, könnt ihr sinnvoll entscheiden, ob ihr überhaupt ein neues Tool braucht. Denn manchmal ist die Lösung ein Tool wie Padlet, Trello, Nextcloud, WeChange oder eine andere Plattform. Manchmal reichen aber auch ein klarer Ordner, eine gemeinsame Aufgabenliste und drei vereinbarte Regeln für die Kommunikation.

Und manchmal kann auch KI einen einzelnen Arbeitsschritt vereinfachen. Zum Beispiel, indem aus chaotischen Sitzungsnotizen eine Aufgabenliste entsteht oder lange Informationen für das Team zusammengefasst werden.

Die entscheidende Frage ist nicht: Welches Tool können wir noch nutzen?

Sondern: Wie wollen wir eigentlich zusammenarbeiten – und was kann uns dabei sinnvoll unterstützen?

Der 6-Schritte-Plan

Um genau das besser zu verstehen, haben wir einen 6-Schritte-Plan erstellt, an dem ihr euch entlanghangeln könnt.

1. Das Problem konkret machen

Startet nicht mit dem Tool, sondern mit eurem Alltag.

Nicht: „Wir wollen unsere Vereinsarbeit digitalisieren.“, sondern zum Beispiel: „Nach unseren Vorstandssitzungen ist häufig unklar, wer welche Aufgabe übernommen hat.“ oder „Neue Engagierte müssen sich wichtige Informationen bei fünf verschiedenen Personen zusammensuchen.“

Je konkreter das Problem, desto einfacher könnt ihr später beurteilen, ob eine Lösung tatsächlich hilft.

2. Ein kleines Ziel festlegen

Ihr müsst nicht eure komplette Vereinsorganisation auf einmal umbauen.

Nehmt euch lieber einen überschaubaren Bereich vor:

• Aufgaben nach Vorstandssitzungen besser festhalten

• Veranstaltungsplanung an einem Ort bündeln

• Wissen für neue Engagierte zugänglich machen

• Dateien einheitlich ablegen

• wiederkehrende Verwaltungsaufgaben vereinfachen

Das macht die Veränderung greifbarer – und ihr merkt schneller, ob sie funktioniert.

3. Erst jetzt nach einer passenden Lösung suchen

Erst jetzt lohnt sich der Blick auf mögliche Tools. Dabei geht es aber weniger darum, möglichst viele Funktionen miteinander zu vergleichen. Viel wichtiger ist die Frage: Passt die Lösung zu eurem Verein und zu den Menschen, die damit arbeiten sollen?

Ein Tool kann auf dem Papier perfekt sein und trotzdem im Alltag scheitern. Schaut deshalb nicht nur auf Funktionen, sondern auch darauf, wie niedrig die Einstiegshürde ist: Können die Beteiligten das Tool ohne lange Schulung nutzen? Funktioniert es auf den Geräten, die ohnehin vorhanden sind? Können neue Engagierte schnell einsteigen? Passt es zu euren Datenschutzanforderungen und eurem Budget? Und vor allem: Ersetzt es tatsächlich etwas Bestehendes – oder kommt einfach noch ein weiterer Kanal dazu?

Gerade im Ehrenamt gilt für mich deshalb oft: Die einfachste Lösung, die euer Problem zuverlässig löst, ist meistens die bessere. Ihr braucht nicht das mächtigste System. Ihr braucht eines, mit dem die Menschen im Verein tatsächlich arbeiten können.

4. Verantwortung und Regeln klären

Ein neues Tool einzuführen und dann zu hoffen, dass alle schon irgendwie damit arbeiten werden, funktioniert selten.

Klärt deshalb vorher:

• Wer ist erste Ansprechperson bei Fragen?

• Wer hält das Tool oder den Prozess aktuell?

• Welche Informationen gehören dort hinein?

• Welche nicht?

• Wo liegt die verbindliche Version?

• Welche bisherigen Kanäle werden dadurch ersetzt?

Dafür braucht es keine 63-seitige Tool-Verfassung. Ein paar klare Absprachen reichen meistens völlig. Wichtig ist nur: Alle sollten dieselben kennen.

5. Menschen mitnehmen statt Accounts verteilen

Ein Account ist noch kein Onboarding. Wer ein neues Tool nutzen soll, muss nicht nur wissen, wie es funktioniert, sondern vor allem, warum sich etwas verändert.

Statt einfach ein neues Tool mit dem Hinweis „Ab jetzt machen wir das hier“ ins Team zu werfen, erklärt das Problem dahinter und was dadurch leichter werden soll.

Wenn zum Beispiel nach Sitzungen regelmäßig Aufgaben verloren gehen, könnt ihr genau das benennen: „Wir möchten nicht mehr jedes Mal zusammensuchen müssen, wer was übernommen hat. Deshalb sammeln wir Aufgaben ab jetzt an einem festen Ort, den alle einsehen können.“ Damit wird aus einer technischen Neuerung eine nachvollziehbare Verbesserung des Arbeitsalltags.

Und gerade im Ehrenamt ist das wichtig: Die Menschen sind freiwillig da. Niemand möchte seine knappe Zeit damit verbringen, sich durch ein neues System zu kämpfen, dessen Sinn nicht klar ist.

6. Testen – und auch wieder verwerfen dürfen

Dann heißt es: ausprobieren. Nicht für immer. Erst einmal für ein paar Wochen oder für ein konkretes Projekt.

Danach schaut ihr gemeinsam:

• Was ist tatsächlich einfacher geworden?

• Was nervt?

• Was wird gar nicht genutzt?

• Sind neue Doppelstrukturen entstanden?

• Fehlt eine Regel?

• Können wir etwas vereinfachen?

Und vielleicht stellt ihr fest: Das Tool passt nicht. DANN WEG DAMIT!

Ein Tool wieder abzuschaffen ist kein gescheitertes Digitalisierungsprojekt. Im Gegenteil: Ihr habt getestet, etwas gelernt und könnt mit diesem Wissen eine bessere Entscheidung treffen.

Und jetzt seid ihr dran: Schickt euer Tool durch den TÜV

Sechs Schritte klingen erst einmal logisch. Aber spätestens wenn im Team schon drei Menschen für drei unterschiedliche Tools schwärmen, landet man ziemlich schnell wieder bei Funktionen, Preisen und persönlichen Vorlieben.

Deshalb haben wir euch den Tool-TÜV gebaut. Auf einer Seite könnt ihr gemeinsam prüfen: Was ist eigentlich unser Problem? Was soll besser werden? Passt die angedachte Lösung wirklich zu uns? Wer kümmert sich darum – und wie testen wir, ob sie im Alltag tatsächlich hilft?

Am Ende bekommt eure Idee eines von drei Urteilen: zugelassen, nachbessern oder gar kein neues Tool nötig. Denn auch die Erkenntnis, dass eine bessere Absprache völlig ausreicht, kann ein ziemlich gutes Ergebnis sein.

Tool-TÜV.pdf

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Wir halten fest

Digitalisierung beginnt nicht beim Tool. Sie beginnt damit, dass ihr versteht, wo es gerade hakt und wie ihr eigentlich zusammenarbeiten wollt. Erst danach lohnt sich die Suche nach einer technischen Lösung. Und auch die muss nicht möglichst viel können, sondern zu eurem Verein, euren Engagierten und eurem Alltag passen.

Es gilt: Technik kann gute Strukturen leichter machen. Sie ersetzt sie aber nicht.

Damit endet unsere Reihe „Digital gedacht – KI gemacht“. Wir haben uns angeschaut, was Digitalisierung und KI für Vereine bedeuten können – von der Öffentlichkeitsarbeit bis zur Organisation hinter den Kulissen.

Bleib dran

Als Nächstes geht es weniger um Technik und mehr um die Menschen, die Ehrenamt überhaupt möglich machen. Denn auch das beste Tool bringt wenig, wenn am Ende niemand mehr Energie für das eigentliche Engagement hat.

Wie viel Ehrenamt passt eigentlich ins Leben – und wie verhindern wir, dass aus Engagement irgendwann die zweite Vollzeitstelle wird?

Darum geht es in unserer nächsten Reihe zur Engagement-Life-Balance.